Wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt, läuft von der Ausschreibung der Position bis zur Unterschrift des Arbeitsvertrags ein auf das Unternehmen zugeschnittener Geschäftsprozess ab.

Unser Ziel ist es heute, einen möglichen Geschäftsprozess für Bewerbungsverfahren aufzustellen und eine Sammlung von digitalen Werkzeugen auszuarbeiten, die in den einzelnen Schritten des Prozesses angewendet werden können.

Die folgende Abbildung zeigt einen möglichen Geschäftsprozess, den wir gemeinsam in der Vorlesung entwickelt haben.

Zunächst überlegen wir, welche Art von digitaler Unterstützung in den einzelnen Schritten des Prozesses evtl. nützlich sein könnte.

• Allgemein: Unterstützung wird benötigt bei der Organisation und Zuweisung von Aufgaben über den gesamten Prozess hinweg. Für alle beteiligten Mitarbeiter müssen Richtlinien und Ablauf sowie der aktuelle Stand des Prozesses und ihre darin vorgesehenen Aufgaben transparent gemacht werden. Projektmanagement- und Wissensmanagement-Werkzeuge können dabei behilflich sein.
• Ausschreibung veröffentlichen: Ein Content-Management-System könnte uns dabei unterstützen, den Ausschreibungstext zu verfassen und auf der Unternehmenswebsite sowie auf weiteren Kanälen, wie z.B. auf Job-Portalen, zu veröffentlichen.
• Eingehende Bewerbungen prüfen: Bewerbungen könnten automatisch von verschiedenen Eingangsquellen (Email, Online-Formular) an einen einheitlichen Ablageort transferiert werden. ****Bewerbungen könnten automatisch nach bestimmten Kriterien sortiert oder klassifiziert und zur Sichtung aufbereitet werden.
• Kandidaten für die Position auswählen: Unterstützung wird benötigt bei der Aufgaben- und Terminplanung, z.B. für Meetings, in denen die Bewerbungen diskutiert werden. Visuelle Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge können den gegenseitigen Austausch und die Absprache der Kollegen untereinander fördern.
• Kandidaten zum Gespräch einladen und den übrigen Bewerbern eine Absage schicken: Unterstützung wird benötigt bei der Aufgaben- und Terminplanung und bei der Kommunikation mit den Bewerbern.
• Gespräche vorbereiten: siehe auch “Kandidaten für die Position auswählen”, Richtlinien zur Durchführung von Bewerbungsgesprächen können in Wissensmanagement-Werkzeugen dokumentiert werden.
• Gespräche durchführen: Hilfreich sind u.a. Kommunikations- und visuelle Kollaborationswerkzeuge
• Gespräche auswerten: siehe auch “Kandidaten für die Position auswählen”
• Vertragsabschluss mit ausgewählten Kandidaten, restlichen Kandidaten eine Absage schicken: Unterstützung wird u.a. benötigt bei der Aufgaben- und Terminplanung und bei der Kommunikation mit den Bewerbern.

Nach diesen Vorüberlegungen betrachten wir eine Auswahl konkreter Werkzeuge, die in den einzelnen Schritten des Prozesses zum Einsatz kommen könnten.

Werkzeuge für…

Kommunikation

Projekt- und Aufgabenplanung

Terminplanung

Wissensmanagement