Vorlesung 12 (Zusatz) - Datenschutz

Vorlesung 7 - Managementsysteme und Informationssicherheit

Management-Systeme ergänzen damit die Liste der bisher betrachteten Software-Kategorien (vgl. Eine Kette von digitalen Lösungen für das Bewerbermanagement).

Definition eines allgemeinen Geschäftsprozesses für die Auswahl einer neuen Software im Unternehmen:

1. Bedarfsanalyse und Anforderungserhebung:
   • Geschäftsprozessanalyse: Untersuchung der bestehenden Geschäftsprozesse
   • Anforderungskatalog erstellen: Definierung der funktionalen und technischen Anforderungen an das System, unter Einbeziehung aller relevanten Abteilungen.
2. Marktanalyse und Anbieterauswahl:
   • Marktstudie: Recherche und Identifizierung potenzieller Anbieter, die die festgelegten Anforderungen erfüllen können.
   • Erstbewertung: Vergleich der angebotenen Systeme anhand von definierten Kriterien und Erstellung einer Shortlist von 3-5 bevorzugten Anbietern.
3. Detaillierte Evaluation der Anbieter:
   • Präsentationen und Demos: Organisation von Präsentationen und Live-Demonstrationen der Systeme durch die ausgewählten Anbieter.
   • Referenzbesuche: Kontakt zu bestehenden Kunden der Anbieter, um deren Erfahrungen und Zufriedenheit zu ermitteln.
4. Angebotsanfrage (Request for Proposal - RFP):
   • RFP-Dokument erstellen: Ein detailliertes Dokument wird an die Anbieter versendet, in dem die spezifischen Anforderungen und Erwartungen genau beschrieben sind.
   • Angebotsauswertung: Bewertung der eingegangenen Angebote anhand von Kriterien wie Kosten, Funktionsumfang, Anpassbarkeit, Support und Implementierungszeit.
5. Anbieterverhandlungen:
   • Konditionenverhandlung: Verhandlung der Vertragsbedingungen, Preise, Service-Level-Agreements (SLAs) und anderer relevanter Vertragsinhalte.
   • Vertragsabschluss: Finalisierung und Unterzeichnung des Vertrags mit dem ausgewählten Anbieter.
6. Implementierungsplanung:
   • Projektplan erstellen: Entwicklung eines detaillierten Implementierungsplans, einschließlich Zeitplan, Meilensteine, Ressourcen und Verantwortlichkeiten.
7. Implementierung und Schulung:
   • Systemkonfiguration und -anpassung: Anpassung des Systems an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.
   • Datentransfer: Migration bestehender Daten in das neue System.
   • Schulung: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System.
8. Go-Live und Nachbereitung:
   • Go-Live: Inbetriebnahme des Systems.
   • Support und Monitoring: Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch fortlaufenden Support und Überwachung.
   • Erfahrungsanalyse: Bewertung des Implementierungsprozesses und des Systems nach einer bestimmten Betriebszeit, um Optimierungen vorzunehmen.

Sammlung von Auswahlkriterien für eine neue Software im Unternehmen:

• Funktionalität, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit
• Technologie und Architektur: Plattformunabhängigkeit, Integration, Skalierbarkeit
• Kosten: Lizenzkosten, Implementierungskosten, Betriebskosten
• Support und Wartung: Verfügbarkeit von Support, Wartungsverträge:
• Sicherheitsmerkmale: Datensicherheit, Compliance
• Referenzen und Marktposition: Anwenderberichte, Marktposition: Reputation und Marktanteil des Anbieters.
• Implementierungszeit und -aufwand: Projektdauer, Ressourcenbedarf: Notwendige interne und externe Ressourcen für die Implementierung.
• Zukunftssicherheit: Weiterentwicklung: Roadmap des Anbieters für zukünftige Weiterentwicklungen und Innovationen. Flexibilität: Fähigkeit des Systems, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.
• Mobilität und Cloud-Fähigkeit: Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Unterstützung für mobile Endgeräte und Anwendungen. Cloud-Optionen: Verfügbarkeit und Vorteile einer Cloud-basierten Lösung gegenüber einer On-Premise-Lösung.

Mögliche Bestandteile eines Vertrags mit einem Software-Anbieter:

1. Leistungsumfang: Detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen und Funktionen der Software.
2. Lizenzbedingungen: Art und Umfang der Nutzungslizenzen sowie Lizenzgebühren.
3. Implementierung: Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten für die Installation und Einrichtung des Systems.
4. Wartung und Support: Vereinbarungen über regelmäßige Wartung, Updates und Support-Leistungen.
5. Schulung: Umfang und Art der Schulungen für das Personal.
6. Kosten: Gesamtkosten, Zahlungsmodalitäten und eventuelle zusätzliche Kosten.
7. Vertragslaufzeit und Kündigung: Dauer des Vertrags und Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung.
8. Datenschutz und Sicherheit: Regelungen zum Schutz der Unternehmensdaten und Sicherheitsvorkehrungen.
9. Haftung: Haftungsbeschränkungen und -ausschlüsse für beide Parteien.
10. Service-Level-Agreements (SLAs): Garantierte Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten bei Problemen.