Ein Workflow beschreibt die einzelnen Arbeitsschritte, die notwendig sind, um ein oder mehrere Aufgaben eines Geschäftsprozesses zu erfüllen. Ein Workflow kann also als weitere Zerlegung eines Geschäftsprozesses bzw. eines Teils davon in konkrete Schritte verstanden werden. Bei der Definition eines Workflows werden auch die konkreten Daten und Geschäftsregeln betrachtet, die bei der Ausführung der Arbeitsschritte eine Rolle spielen.

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Alternative Definition: Ein Workflow ist die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, als Ganzes oder nur in Teilen, während derer Dokumente und Informationen von einem Beteiligten oder System zum anderen zur Weiterverarbeitung nach einem vorgegebenen Regelwerk weitergereicht werden.