Jedes Unternehmen muss den Überblick darüber bewahren

• welche Software und digitalen Werkzeuge von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden
• bei welchen Softwareanbietern (Software-as-a-Service bzw. SaaS) Accounts mit geschäftlichen E-Mail-Adressen angelegt wurden, z.B. bei Newsletter-, oder Formular-Tools

Die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und je nach Branche ggf. weiterer gesetzlicher Regeln (Compliance) muss sichergestellt werden.

Bei der Auswahl neuer Werkzeuge sollte ein mehrstufiger Prozess durchlaufen werden, einige Teile dieses Prozesses (siehe unten) lernen Sie in meinem Modul “Methoden der digitalen Transformation” in einem eigenen Projekt näher kennen!

Definition eines allgemeinen Geschäftsprozesses für die Auswahl einer neuen Software im Unternehmen

1. Bedarfsanalyse und Anforderungserhebung:
   • Geschäftsprozessanalyse: Untersuchung der bestehenden Geschäftsprozesse
   • Anforderungskatalog erstellen: Definierung der funktionalen und technischen Anforderungen an das System, unter Einbeziehung aller relevanten Abteilungen.
2. Marktanalyse und Anbieterauswahl:
   • Marktstudie: Recherche und Identifizierung potenzieller Anbieter, die die festgelegten Anforderungen erfüllen können.
   • Erstbewertung: Vergleich der angebotenen Systeme anhand von definierten Kriterien und Erstellung einer Shortlist von 3-5 bevorzugten Anbietern.
3. Detaillierte Evaluation der Anbieter:
   • Präsentationen und Demos: Organisation von Präsentationen und Live-Demonstrationen der Systeme durch die ausgewählten Anbieter.
   • Referenzbesuche: Kontakt zu bestehenden Kunden der Anbieter, um deren Erfahrungen und Zufriedenheit zu ermitteln.
4. Angebotsanfrage (Request for Proposal - RFP):
   • RFP-Dokument erstellen: Ein detailliertes Dokument wird an die Anbieter versendet, in dem die spezifischen Anforderungen und Erwartungen genau beschrieben sind.
   • Angebotsauswertung: Bewertung der eingegangenen Angebote anhand von Kriterien wie Kosten, Funktionsumfang, Anpassbarkeit, Support und Implementierungszeit.
5. Anbieterverhandlungen:
   • Konditionenverhandlung: Verhandlung der Vertragsbedingungen, Preise, Service-Level-Agreements (SLAs) und anderer relevanter Vertragsinhalte.
   • Vertragsabschluss: Finalisierung und Unterzeichnung des Vertrags mit dem ausgewählten Anbieter.
6. Implementierungsplanung:
   • Projektplan erstellen: Entwicklung eines detaillierten Implementierungsplans, einschließlich Zeitplan, Meilensteine, Ressourcen und Verantwortlichkeiten.
7. Implementierung und Schulung:
   • Systemkonfiguration und -anpassung: Anpassung des Systems an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.
   • Datentransfer: Migration bestehender Daten in das neue System.
   • Schulung: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System.
8. Go-Live und Nachbereitung:
   • Go-Live: Inbetriebnahme des Systems.
   • Support und Monitoring: Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch fortlaufenden Support und Überwachung.
   • Erfahrungsanalyse: Bewertung des Implementierungsprozesses und des Systems nach einer bestimmten Betriebszeit, um Optimierungen vorzunehmen.

Sammlung von Auswahlkriterien für eine neue Software im Unternehmen

• Funktionalität, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit
• Technologie und Architektur: Plattformunabhängigkeit, Integration, Skalierbarkeit
• Kosten: Lizenzkosten, Implementierungskosten, Betriebskosten
• Support und Wartung: Verfügbarkeit von Support, Wartungsverträge:
• Sicherheitsmerkmale: Datensicherheit, Compliance